Als u in een Excel-bestand wilt rekenen met datums en tijden, moet u 2 dingen onthouden:
- Voor Excel begint de wereld op 1 januari 1900. Voert u een datum in of leidt een berekening tot een tijdstip voor die datum, dan krijgt u een foutmelding (te weten: #################)
- Elke dag in Excel is het getal 1. Een uur is 1/24e dag. Een minuut is 1/60e uur.
- Als u, bijvoorbeeld, het getal 970 in een cel invoert en de opmaak van deze cel wijzigt naar datum, dan krijgt u van Excel 27-08-1902.
- Dat werkt ook andersom: stel u voert een geboortedatum in van 15 maart 1987 maar de opmaak van de cel is al ingesteld als ‘getal’, dan toont Excel 31851 (zijnde het aantal dagen na 1 januari 1900). U kunt dit oplossen door via Celeigenschappen de getalopmaak op ‘Datum’ te zetten.
Voorbeeld 1 – het weekbriefje
U heeft een Excel-bestand waarop u – per week – uw uren bijhoudt. Het Excel-bestand berekent het verschil tussen de te werken uren en de werkelijk gewerkte uren:
U ziet dat op rij 4 er in kolom D allemaal ###### staan. Kolom D is het product van kolom C minus kolom B. Het zou in dit geval een negatief getal zijn en die zijn in Excel niet mogelijk, want technisch bekeken komen we dan uit vóór 1 januari 1900. De oplossing is in dit geval om met 2 kolommen te werken:
Met behulp van de ALS-functie, bepaalt u of de werkelijk aantal uren meer of minder zijn dan de te werken uren. Afhankelijk van die uitkomst plaatst u de berekening in de kolom Plus of Min.
Voorbeeld 2 – Jubilea en pensioendata
U heeft een lijst met medewerkers. Als de medewerkers 25 jaar in dienst zijn, dan hebben ze een jubileumfeest. Als ze 65 jaar worden, dan gaan ze met pensioen. Maar hoe berekent u dit?
Een jaar bestaat uit 365 dagen. Wilt u de datum van een jubileum berekenen, dan kunt u dus 25 x 365 dagen bij de datum ‘in dienst’ optellen. Maar er is elke 4 jaar ook een schrikkeljaar. Om dat te compenseren, kunt u in Excel rekenen met 365,25 dagen per jaar:
Voor de pensioendatum werkt dit hetzelfde, alleen berekent u in dit geval de geboortedatum + 365,25 x 65:
Let op: indien u begint met rekenen in oneven jaar, kan er een klein afrondingsverschil ontstaan. Een echt juiste formule is:
U ziet een geneste functie van Datum, Jaar, Maand en Dag. Hoe dat werkt, leg ik u graag uit in de cursus ‘Onbetwist de Excel-specialist‘!